Paragony od ręki – wirtualne kasy fiskalne

Nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu w relacjach z klientem indywidualnym jest rozliczanie na podstawie wystawionych paragonów. Niestety, nie zawsze jest to proste. Problemy z tą teoretycznie banalną czynnością występują zwłaszcza w branżach, gdzie charakter usługi nie pozwala na posiadanie lady z typową kasą fiskalną lub takie biuro znajduje się w pewnej odległości od miejsca świadczenia usługi. Dobrym przykładem może być np. branża taksówkarska, restauracyjna, transport osób busami czy np. obiekty biwakowe, pola namiotowe, itd. Na szczęście, istnieje proste rozwiązanie – wirtualne kasy fiskalne.

Współczesny świat jest zdominowany ideą mobilności. Oznacza ona szybkość większości operacji, mały rozmiar i wielofunkcyjność urządzeń. Doskonałym przykładem zastosowania tej koncepcji w praktyce są wirtualne kasy fiskalne.

Masz to w kieszeni

Większość z nas nie rozstaje się ze swoimi urządzeniami mobilnymi, szczególnie smartfonem czy tabletem. Wirtualne kasy fiskalne to produkt, który wykorzystuje tę zależność, bowiem nie funkcjonuje jako fizyczny obiekt, a oprogramowanie, które powoduje, że paragon może być wystawiony za pomocą specjalnej aplikacji na praktycznie dowolnym urządzeniu tego typu. Wystarczy mieć połączenie z Internetem, wystukać podstawowe dane na wirtualnej klawiaturze i…gotowe, paragon jest przygotowany, a dane opisujące transakcję zostaną przesłane do baz danych Centralnego Repozytorium Kas. Jest to bardzo łatwe, szybkie i dość pewne, ale…to dopiero półmetek operacji.

Co dwa urządzenia, to nie jedno

Wystawiony paragon należy wręczyć klientowi. Polskie przepisy są w tym zakresie dość trudne w intepretacji. Zdarzały się przypadki, gdzie przedsiębiorcy otrzymywali mandaty, kiedy np. tylko kładli paragon na ladzie, a nie wręczali go klientowi do ręki, lub kiedy wyrzucali paragony, pozostawione w punkcie sprzedaży. Tym bardziej w procesie obsługi warto pamiętać o samym momencie przekazywania tego dokumentu kontrahentowi. Niestety, ta czynność jest w przypadku wirtualnych kas fiskalnych nieco kłopotliwa. Zwykły smartfon potrafi przygotować paragon w aplikacji i przesłać go do CRK, ale nie posiada własnej drukarki. Tę trzeba dokupić osobno, a obu urządzeń używać jednocześnie, po uprzednim sparowaniu.

W niektórych przypadkach nie będzie to stanowiło przeszkody. W obiektach gastronomicznych kelner może wprowadzać dane na tablecie i przynosić po chwili klientowi paragon, wydrukowany na zapleczu. Niektórzy taksówkarze dysponują w swoim samochodzie odpowiednią ilością miejsca, by móc komfortowo korzystać z obu urządzeń. W innych sytuacjach może to jednak być rozwiązaniem zwyczajnie mało praktycznym – wówczas lepiej jest spoglądać w kierunku kas fiskalnych on-line lub drukarek fiskalnych on-line.

Koszt bezpieczeństwa

Porównując koszt zakupu i eksploatacji wirtualnej kasy fiskalnej, warto przeanalizować swój budżet i zasoby sprzętowe. Co prawda WKF można zainstalować na większości popularnych urządzeń mobilnych, niezależnie od ich systemu operacyjnego, ale lepiej żeby nie był to tablet lub smartfon, którego chcemy używać na co dzień w celach prywatnych. W razie kontroli, np. z Urzędu Skarbowego, moglibyśmy np. utracić na jakiś czas dostęp do swoich plików, haseł, komunikatorów, itd. Korzystanie z obu rodzajów oprogramowania na jednym urządzeniu rodzi także ryzyko przechwycenia danych przez hakerów, zawirusowania aplikacji, itd.  Dlatego też, mimo iż wirtualne kasy fiskalne są po prostu oprogramowaniem, pełen koszt ich bezpiecznego i wygodnego użytkowania musi zakładać także zakup drukarki paragonów, osobnego smartfona/tabletu i pakietu Internetu. Nie wymaga to potężnych inwestycji, niemniej jednak w zestawieniu z innymi rozwiązaniami może nie wyglądać już tak korzystnie. Dobrze jest decyzję o zakupie poprzedzić rozmową ze specjalistą, który wskaże cechy i wymagania sprzętowe oprogramowania, pozna możliwości i budżet, a na tej podstawie wskaże opcję możliwie tanią i wygodną w obsłudze.

Dla przedsiębiorców i pracowników, którzy są ciągle w ruchu i nie mają stałego dostępu do sprzętu biurowego, wirtualne kasy fiskalne mogą okazać się wybawieniem, ze względu na lekkość obu podstawowych urządzeń, szybkość działania i niskie wymagania procesu. Nie jest to jednak rozwiązanie dla każdego i to, co dla niektórych może być olbrzymią zaletą, dla innego właściciela firmy może być przeszkodą nie do przejścia. Jak zawsze w takich sytuacjach, warto wybór poprzedzić analizą kosztów, zasobów i wymagań, związanych z instalacją czy bezpieczeństwem danych.